چالش‌های تدوین شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ واقعیت دارند: ۵ درس دربارۀ تدوین شیوه‌نامه طراحی متن تجربه کاربر

اشارۀ سردبیر: صحبت دربارۀ شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ یا آنچه فرنگی‌ها به آن content style guide می‌گویند تازه است. زمانی دربارۀ آن حرف می‌زنیم که هنوز خود حرفۀ تجربه‌نویسی طفلی نوپا و علمی نوپدید محسوب می‌شود. آنچه در ادامه می‌خوانید ترجمه‌ای است از مقالۀ خانم Greta van der Merwe دربارۀ شیوۀ تدوین شیوه‌نامه محتوا در طراحی تجربه کاربر. ترجمۀ این مقاله قدم کوچک و ابتدایی‌ای برای آشنایی با یکی از مهمترین نیازهای طراحی است که به‌مرور بیشتر دربارۀ آن حرف خواهیم زد.

اولین هفته‌ا‌ی که کار خود را به‌عنوان کارمند جدید و البته تنها کارمند تولید محتوای تجربۀ کاربری تیم طراحی محصول آغاز کردم، مدیرم از من پرسید که آیا می‌توانیم «تا پایان این فصل، یک استراتژی محتوا تدوین کنیم؟»

مستقیم در چشمانش نگاه کردم و گفتم: «بله.»

اصلاً نمی‌دانستم منظورش چیست.

فقط گفتم بله که به نظرش احمق نیایم. با هم به این نتیجه رسیدیم که بهتر است کارمان را از تدوین شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ (content style guide) شروع کنیم و با خودم گفتم: «خدا رو شکر که کاری ندارد.» اما اصلاً آسان نبود.

چند ماه بعد (اگر بخواهم دقیق بگویم ۱۲ ماه بعد) را صرف مطالعۀ چند شیوه‌نامه طراحی متن تجربه کاربر کردم و نمی‌دانستم باید از کجا شروع کنم، چه قسمت‌هایی را باید لحاظ کنم. باید دربارۀ بهترین روش‌های انجام کار می‌آموختم، از رئیسم وقت بیشتری می‌گرفتم، جواب سؤالاتی را که در این زمینه برایم پیش‌آمده بودند می‌یافتم، خود درگیری پیدا کرده بودم، به همه می‌گفتم دارم روی یک شیوه‌نامه طراحی متن تجربه کاربر کار می‌کنم اما به‌شدت با تدوین آن مشکل داشتم. در عین حل باید محتوانگاری روزانه را هم مدیریت می‌کردم.

ساحل امن شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ

حالا اینجا هستم تا کار را برای شما راحت کنم و ترفندهای آزموده شده‌ای را در اختیارتان قرار دهم که می‌توانند شما را به ساحل امن شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ برسانند. می‌خواهم نشان‌تان بدهم چگونه از روی یک پیش‌نویس، شیوه‌نامه طراحی متن تجربه کاربر تدوین کنید. اما فقط می‌توانم چیزهایی را با شما در میان بگذارم که خودم در حین تلاش برای تدوین آن آموختم.

۱. برنامه داشته باشید!

ممکن است فکر کنید این مورد خیلی بدیهی است اما وقتی با همۀ عناصر و بخش‌های مختلفی مواجه می‌شوید که امکان گنجاندنشان در شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ وجود دارد، آن‌قدر راحت سردرگم می‌شوید که احتمال دارد به‌سرعت دیوانه شوید.

از یک جایی شروع کنید!

تصمیم بگیرید می‌خواهید کدام بخش‌ها را لحاظ کنید، و به‌مرور و طی چند مرحله پیاده‌سازی‌شان کنید، نقشۀ راهتان را بر اساس نیازمندی‌های محصول و طراحی اولویت‌بندی کنید. می‌دانم ممکن است بخواهید همۀ آنچه را که Polaris دارد به‌یک‌باره بیفزایید، امّا پلاریس پروژه‌ای چند ماهه بود که افراد بسیاری را شامل می‌شد.

کار را بخش‌بندی کنید و بخش به بخش با آن مواجه شوید. دائم با مدیرتان در تماس باشید و چه بهتر که هر چه جلوتر می‌روید، پیشرفت کار را با دیگر اعضای گروه و سهام‌داران هم در میان بگذارید. فقط باید تا ابد به افزودن [بخش جدید] و طی این چرخه ادامه دهید.

زمان‌بندی برنامه‌های آتی کمک‌تان می‌کند تا کارها را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید.

لازم نیست چرخ را از اول اختراع کنید!

خوشبختانه به‌لطف پلاریس و سایر راهنماهای سبک‌جذاب مانند 18F، میل‌چیمپ و ماکروسافت خیلی کارها از قبل انجام شده‌اند. هرچقدر می‌توانید سایر راهنماهای سبک را مطالعه کنید و چیزهایی را که به دردتان می‌خورد ازشان فرابگیرید. علت اینکه «بهترین رویه‌ها»، بهترین شده‌اند این است که بارها به کار گرفته شده‌اند و کاربران با آن‌ها آشنا هستند. واقعاً نیازی نیست کارتان را از صفر شروع کنید. قسمت‌هایی را که باهاشان موافق هستید بردارید و آن را متناسب با سبک و ویژگی محصول خود تنظیم کنید.

جایگاه محتوا در سیستم طراحی (design system) را در نظر بگیرید!

در حین تدوین شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ، در نظر داشته باشید که قرار است این محتوا در کجای سیستم طراحی (design system) شرکت (اگر وجود دارد) قرار گیرد. در بسیاری در اوقات، دستورالعمل‌های محتوا را جدا از سیستم طراحی در نظر می‌گیریم اما در عمل وقتی آن‌ها را مستقل از هم تدوین می‌کنیم، یک‌جور خودزنی می‌کنیم. این کار فقط باعث تقویت این دیدگاه می‌شود که طراحی و محتوا دو بخش جداگانۀ فرایند طراحی محصول هستند و شرط می‌بندم آنقدر به همه گفته‌اید این دو بخش جدا از هم نیستند، خسته شده‌اید.

وقتی اجازه می‌دهیم دستورالعمل‌های محتوا (content style guide) و سیستم طراحی جدا از هم تدوین شوند، داریم این باور را تقویت می‌کنیم که محتوا و طراحی دو بخش مستقل فرایند طراحی هستند، درحالی‌که چنین نیست.

با طراحان و تدوین‌کنندگان سیستم طراحی تماس بگیرید و ازشان بخواهید نشان‌تان بدهند روی چه چیزی کار می‌کنند. آن بخش‌هایی را که محتوا دارند (بنرها، دکمه‌ها، گفت‌وگوها، عناوین، فهرست‌ها، قالب‌ها و غیره) بیابید و دستورالعمل‌های مربوط به هریک را در نظر بگیرید.

اتلاسیان، (باز هم) پلاریس و متریال‌دیزاین همه‌شان دستورالعمل‌های محتوا یا پیام‌های هر بخش را در نظر می‌گیرند و روشن می‌کنند که محتوا و طراحی همیشه با هم پیش بروند.

اگر گروهتان دیزاین سیستم ندارد، برای شروعْ ابتدایی‌ترین سطح دستورالعمل‌های محتوایی را مستقیماً در زیربخش‌های مربوطۀ شیوه‌نامه طراحی محتوای تجربه کاربر بگنجانید.

سیستمی برای تصمیم‌گیری داشته باشید!

برای اطمینان از اینکه قوانین یا دستورالعمل‌هایی که در شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ می‌گنجانید فقط حاصل نظرات انتزاعی یک نفر نیستند، باید این کار را انجام دهید:

تصمیمات خود را بر مبنای استراتژی‌های گسترده‌تر اتخاذ کنید، آن‌ها را از بهترین شیوه‌نامه‌ها، اسناد و تحقیقات استخراج کنید و ببینید آیا با ارزش‌ها و اصول محصول/سازمان‌تان هم‌خوانی دارند یا نه. این کار کمک‌تان می‌کند انتخاب‌ها و سبک‌سنگین‌کردن‌های قاطع‌تری داشته باشید. علاوه بر این، سیستم تصمیم‌گیری به شما کمک می‌کند راحت‌تر انتخاب‌های‌تان را برای دیگران تشریح کنید.

برای تدوین دستورالعمل‌های استنادمحور می‌توانید پروژۀ دستورالعمل‌های خوانایی گروه طراحی محتوای لندن را مطالعه کنید. 

۲. MVP ، ASAP!

هنگامی‌که روی چیزی فوق‌العاده کار می‌کنیم، اغلب دوست داریم صبر کنیم تمام شود یا حتی به کمال برسد، بعد آن را فاش کنیم. اما این پروژه از آن نوع کارها نیست. سعی کنید در اسرع وقت یک نسخۀ مفید و کاربردی صادر کنید. بعداً می‌توانید آرایه‌های بیشتری به آن اضافه کنید.

اول به مبانی بپردازید!

بیشتر اوقات افراد می‌خواهند بدانند در هنگام نوشتن متن تجربۀ کاربر «تاریخ را چطور باید بنویسند، باید اول روز را بنویسند یا ماه را؟»، «آیا باید اعداد را به حروف بنویسند یا می‌توانند از ارقام استفاده کنند؟»، «از چه لحنی استفاده کنیم؟»، «از چه رسم‌الخطی استفاده کنیم؟» و… پس کارتان را با این چیزها شروع کنید.

بیشتر مواقع افراد فقط می‌خواهند مبانی را بدانند. سعی کنید در اسرع وقت یک نسخۀ مفید و کاربردی از شیوه‌نامه طراحی متن تجربۀ کاربر خود صادر کنید. بعداً می‌توانید جزئیات بیشتری به آن اضافه کنید.

یک سند گوگل کفایت می‌کند!

در ابتدای کار خیلی نگران قالب ارائۀ کارتان نباشید. سندی در قالب گوگل‌داک، ورد یا دراپ‌باکس کفایت می‌کند. همین که بتوانید بخش‌های‌تان را سازمان‌دهی، به‌روزرسانی و نگهداری کنید و با بقیۀ اعضای گروه همکاری کنید، کافی است.

کمک دیگران برایتان مفید است!

می‌دانم تدوین یک شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ به‌موازات آن همه میکروکپی که باید نوشته شوند چقدر سخت است اما اگر زودتر دست به کار نشوید، بعداً حجم انبوهی کار تجربه‌نویسی به خودتان و محصول بدهکار خواهید شد. به‌علاوه، هرچه زودتر شیوه‌نامه محتوای تجربه کاربر (content style guide) را ارائه دهید، همکاران شما در بخش یوایکس رایتینگ زودتر می‌توانند نوشتن را شروع کنند و این خودش حجم کارتان را کم می‌کند.

۳. یادتان نرود برای چه کسانی تدوینش می‌کنید!

شیوه‌نامه طراحی متن تجربه کاربر، مجموعه محتوایی راهبردی است که باید از اصول طراحی خوب و نگارش خوب نیز پیروی کند.

خواننده را در نظر داشته باشید!

کسانی که قرار است در نهایت از این شیوه‌نامه استفاده کنند، لزوماً یوایکس رایتر یا استراتژیست محتوا نیستند. اگر شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ به روشی روشن، کاربردی و جامع نوشته شده باشد، می‌بینید که می‌تواند برای همۀ اعضای گروه طراحی، بچه‌های بخش ارتباطات داخلی و همه نوع اسناد فنی که مدیران محصول و مهندسان می‌خواهند تدوین کنند مفید باشد. 

یک شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ مفید، کاربردی و جامع باید برای نویسندگان، طراحان، بازاریاب‌ها، مترجمان، کارمندان بخش ارتباطات داخلی، مدیران محصول، مهندسان برنامه‌نویس و همۀ افراد دیگر در این میان مفید باشد.

از قوانین خودتان پیروی کنید!

به جزئیات خود شیوه‌نامه توجه کنید. اطمینان یابید که همۀ دستورالعمل‌های صحیح را به کار بسته‌اید. آن را با صوت و لحن سازمان‌تان بنویسید تا کمی عطر و بو به آن بیفزایید. اسلک، ماکروسافت و گو-جک برای این کار خیلی مناسب هستند.

اسلک حتی در طراحی سیستم نیز از صدای سازمان بهره می‌گیرد، جعبه ابزار اسلک! من عاشق‌شان هستم.

۴. همیشه به همه بگویید!

تا به حال شده است که لطیفۀ خیلی بامزه‌ای را برای تعداد کمی از افراد تعریف کنید و به‌زودی یکی آن را دوباره برای خودتان تعریف کند؟ این کاری است که می‌خواهیم اینجا انجام دهیم.

دائم درباره‌اش حرف بزنید!

خیلی مهم است که از صحبت دربارۀ شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ خسته نشوید. هرگاه کسی سؤالی در ارتباط با شیوه‌نامه پرسید، در مقابل وسوسۀ پاسخ فوری مقاومت کنید و به‌جای آن او را به شیوه‌نامه طراحی متن تجربه کاربر ارجاع دهید.

خیلی اصرار نداشته باشید که نظرات مخالف را فروبنشانید (به عبارت دیگر بپذیرید که بیشتر باید روی آن قسمت کار کنید). آن را از طریق مسیرهای ارتباطاتی اسلک به اشتراک بگذارید. جلساتی با اعضای گروه بگذارید و پیشرفت‌ها را باهاشان به اشتراک بگذارید. کارگاه‌هایی برای بحث و گفت‌وگو دربارۀ قوانین محتوایی برگزار کنید. حرف زدن دربارۀ آن را متوقف نکنید.

به اشتراک بگذاریدش، بازخورد بگیرید، تروتمیز و به‌روزرسانی‌اش کنید!

به یاد داشته باشید که content style guide را برای استفادۀ افراد تدوین می‌کنید و برای آنکه بتوانید این کار را به‌طور مؤثر انجام دهید باید از آن‌ها بازخورد بگیرید. هر چه شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ (دستورالعمل طراحی محتوا) را به افراد بیشتری نشان دهید، محصول نهایی‌تان بهتر خواهد شد. اطمینان حاصل کنید که سیستمی برای تصمیم‌گیری دربارۀ آنچه باید به‌روزرسانی شود یا نشود، داشته باشید.

بزرگ‌ترین اشتباهی که ممکن است مرتکب شوید این است که فکر کنید همه می‌دانند یک شیوه‌نامه یوایکس رایتینگ تدوین کرده‌اید. نه، اینطور نیست. بنابراین همیشه و همه‌جا درباره‌اش حرف بزنید!

۵. هر کاری می‌کنید، تنها دنبالش نروید!

کار خیلی سختی است که بخواهید به‌تنهایی تصمیم بگیرید کجا با فعل شروع شود، کجا باید از علائم نگارشی استفاده شود یا نام جدیدی برای محصولات جدید پیشنهاد کنید. حتی نفس‌گیر است.

همان‌طور که قبل‌تر گفتم، خیلی‌های دیگر قبل از شما این کار را انجام داده‌اند. از آن‌ها بیاموزید. سایر اعضای گروه و مدیرتان را دخیل کنید. گروه‌های دیگر را دخیل کنید. مطالب و نظراتشان را جویا شوید. وقتی افراد در چیزی نقش داشته باشند، بیشتر به آن اهمیت می‌دهند. بنابراین چند نفر از همکاران قابل‌اعتمادتان را جمع کنید و مجبورشان کنید به این موضوع اهمیت بدهند.

به طور خلاصه

مشکلات تدوین دستورالعمل طراحی متن تجربه کاربر واقعی هستند اما تدوین آن کار غیرممکنی نیست. کافی است کمی برنامه‌ریزی، تعهد، همکاری و کلی سروصدا داشته باشید.

استیو هو نیز مقالۀ جالبی دربارۀ موضوعاتی دارد که ممکن است بخواهید قبل از تدوین راهنمای سبک خود، مطالعه کنید و از کارهای اضافه بپرهیزید. بهتر است از دیدگاه یک نویسندۀ دیگر نیز به این موضوع نگاه کنید.